应设专人及时收集有关工程资料。

2、应根据工程量、批量或批号收集有关工程资料。

3、总承包单位应向分包单位收集相关资料。

总之，工程技术保证资料必须基本齐全，除做到及时性（前提）、真实性（灵魂）、准确性（核心）、完整性（基础）以外，还要符合竣工图纸、资料的整理、编制要求： 资料要签字齐全，字迹清晰，纸质优良，保持整洁。

2、分类分项明确，封面、目录、清单资料齐全，排列有序，逐页编码。

3、凡是利用原图编制竣工图的，图面必须达到八成新以上，无油污、无磨损，图字清晰，并在标题栏右上角空白处加盖竣工图章后方可作为竣工图。

竣工图编制人、技术负责人应逐张签字。

4、对结构、形式、工艺发生重大变化的，由施工单位按照实际情况绘制竣工图。

设计变化不大的，施工单位可将变更部分修改在原施工图上，另盖竣工图章后作为竣工图。

5、竣工图等资料整理时，必须按工程项目、专业类别和图号组卷，折叠成要求的幅面，露出标题栏，以方便查阅。

6、图纸、隐蔽工程记录等重要资料，必须有碳素墨水绘制和书写，禁止复写和使用复印件。

7、文字材料以A4纸为准，左边留出2．5厘米宽的装订线，应用棉线装订。

要注意：任何单位、部门或者个人不得私自翻看已归档的资料 要看也要经过你的手（可以做个借阅台账什么的）即就是领导来了要看已归档的资料也要先写借阅单 要是已归档的资料丢失作为资料员的你要负责全部责任。